Comunicación organizacional
La comunicación organizacional, es un proceso
por el cual las actividades de una sociedad se recogen y se coordinan para
alcanzar los objetivos de los individuos, del grupo de trabajo y de
la organización misma. Esta, es a menudo un componente efectivo de gestión en
todas las empresas u organizaciones. La perspectiva funcionalista de
comunicación organizacional la define como un sistema de vías a través de las
cuales fluyen los mensajes. Esta comunicación se divide en básicamente en
dos grupos, comunicación formal e informal.
Comunicación
Formal
La comunicación formal se divide en
escrita y oral. Tareas diarias se manejan a través de la comunicación oral,
mientras que las cuestiones de mayor relevancia requieren la comunicación
escrita.
Comunicación Informal
La comunicación informal se refiere al
intercambio de información de manera no oficial. Está basada en las relaciones
informales:
- Amistad
- Pertenencia
a un mismo club
- Mismos
intereses
Está libre de todas las formalidades organizativas.
El intercambio de mensajes informales generalmente se lleva a cabo en comidas,
eventos sociales, fiestas, etc. En estas ocasiones, los superiores pueden
reunir información de sus subordinados que sean difíciles de obtener a través
de la comunicación formal. Estos mensajes incluyen comentarios, sugerencias,
etc. En este caso la comunicación se realiza a través de la gesticulación,
movimiento de la cabeza, sonriendo o bien permaneciendo en silencio. No existe
un canal definido de comunicación.
Comunicación organizacional
Es
el efecto de comunicar la información formal e informal que se genera para la
adecuada relación y desempeño laboral de los integrantes de una organización,
tanto grupal como interpersonal. La comunicación es uno de los factores
fundamentales en el funcionamiento eficiente de las organizaciones; es una
herramienta clave en la organización, por lo que juega un papel primordial en
la cohesión de las empresas. Es posible gracias al intercambio de información
entre los distintos niveles de la organización, entre éstos se establecen
patrones de comportamiento comunicacional, ello supone que cada uno realiza un
rol comunicativo específico.
Así
pues, la comunicación organizacional es un sistema de interrelaciones y
entendimiento laborales, por medio del cual que establece la estructura a los
objetivos de logro, que están dirigidos al beneficio individual, colectivo y
organizacional. De allí, que la comunicación organizacional sea el conjunto
total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización,
y entre ésta y su medio. Se entiende también como el conjunto de técnicas y
actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se da
entre los miembros de una organización y entre organizaciones.
Comunicación
Formal
Es la comunicación
que la organización ha regulado. Ésta define las reglas de comunicación
estables en la organización. La comunicación formal define el modo en que cada
miembro de la organización ha de comportarse; confirma el tipo de relación que
han de mantener los miembros de la organización entre sí.
La comunicación
formal cumple dos funciones en la organización. Primera, permitir la toma de
decisiones. Segunda, motivar al personal de la empresa. Para garantizar la toma
de decisiones y lograr niveles adecuados de motivación en los miembros, la
organización conforma estructuras que facilitn la transmisión de la
información. Para que la información sea adecuadamente transmitida es necesario
que exista un flujo de comunicación que lo permita. Este flujo de comunicación
debe cumplir los siguientes objetivos de información:
- Transmitir la
información útil para la toma de decisiones.
- Transmitir la
información con exactitud.
- Transmitir la
información con rapidez.
- Transmitir la
información sin errores.
El flujo de
comunicación adecuado es aquel que ofrece:
- Una estructura de
comunicación que no la obstruya.
- Fuentes de
comunicación capaces de recoger y transmitir la comunicación que se necesita en
cada momento
- El camino que
sigue la comunicación es el adecuado.
Las principales
estructuras de flujo de comunicación son.
- Estructuras
centralizadas: El flujo de comunicación está centralizado cuando todo el poder
de decisión se concentra en un único punto. La centralización es el mejor medio
para coordinar la toma de decisiones cuando la información no produce una
sobrecarga, lo cual limitaría la eficacia de la coordinación.
- Estructuras
descentralizadas: El flujo de comunicación está descentralizada cuando la
información se reparte entre varios individuos. Descentralizar el flujo de
comunicación permite una mayor reacción ante el ambiente y es un estímulo de
motivación.
Comunicación Informal
Se conforma en torno a las relaciones sociales de los
miembros, y surge siempre que un miembro siente la necesidad de comunicarse con
otro sin que exista ningún canal formal para ello, o si los que existen son
inadecuados, es decir, son las interacciones que conforman relaciones no
reguladas por la comunicación formal. Este tipo de comunicación aparece donde
la comunicación formal es insuficiente para las necesidades emocionales y de
información de los miembros de la organización. Estas redes ayudan a mantener
relaciones sociales ajenas a las relaciones estipuladas en las normas.
La comunicación informal se produce de manera espontánea y no obedece a
patrones de comportamiento establecidos por la organización, es reconocida como
una forma básica de conocimiento del otro, de incorporar información
de carácter situacional (quién es, qué hace)
El principal medio de comunicación empleado en la comunicación informal
es el cara a cara, la relación interpersonal directa. Sin embargo, algunas
organizaciones son conscientes de la importancia de este tipo de comunicación
para conectar con el empleado, y emplean un medio de comunicación que les
permite llegar a todos ellos utilizando con un carácter informal; por ejemplo:
los boletines o revistas de la empresa.
Los boletines pueden contener historias sobre empleados citados por su
buen servicio o por un rendimiento laboral sobresaliente, anuncios sobre las
funciones sociales de la empresa, preguntas y respuestas acerca de temas
laborales, información sobre actividades informales de los empleados etc. Se
utilizan con contenido moral para ayuda a que los empleados sientan
que forman parte del todo.
La principal distorsión de la comunicación informal es la causada por
los rumores, que se forman con cierta facilidad; pues al ser una comunicación
no controlada busca complementar la falta de comunicación de la comunicación
formal. Es la comunicación en donde el mensaje circula entre los integrantes de
la empresa sin conocer con precisión el origen de éste, y sin seguir canales
establecidos formalmente por la empresa. El cual corre de persona a persona, y
aunque nadie se responsabiliza de su veracidad se toma como una verdad.
El rumor puede ser negativo para la empresa si es que crea un ambiente
de tensión, expectativa y desasosiego entre el personal. Por ejemplo, cuando se
hacen cambios en el personal y surge el rumor de que podría haber despidos
masivos, esto hace que todos se sientan preocupados por su futuro.
La forma de evitar los efectos negativos de la comunicación informal es
aumentando la calidad de la comunicación formal. Al hacer que ésta última
llegue cuando sea necesaria y en el momento oportuno. Otra forma de hacer
frente a la comunicación informal es evitar que la comunicación formal sea tan
autoritaria, al punto de no dejar cabida para la participación y las propuestas
del personal.
Sin embargo, en ocasiones la comunicación informal puede resultar
beneficiosa para la empresa. Cuando por medio de ésta se logra complementar la
comunicación formal, lo cual permite que el mensaje enviado fluya más rápido
por la empresa; de este modo, se logra una forma de comunicación más eficaz.
Comunicación organizacional
La comunicación
organizacional se entiende, según Carlos Fernández Collado, como: "Un
conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo
de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, entre la
organización y su medio; o bien, influir en las opiniones, aptitudes y
conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con
el fin de que ésta última cumpla mejor y más rápido los objetivos”.
La comunicación organizacional ocurre en un
sistema complejo y abierto que es influenciado e influencia el medio ambiente.
La comunicación organizacional implica mensajes, su flujo, su propósito, su
dirección y el medio empleado. La comunicación organizacional, implica
personas, sus actitudes, sus sentimientos, sus relaciones y habilidades,
también es el flujo de mensajes dentro de una red de relaciones
interdependientes.
Comunicación Formal
La comunicación formal es aquella que se efectúa y
transmite por canales concebidos para que sea recibida por un público y que
responda a unos objetivos o pretensiones. Sirve para llevar a cabo una mayor
eficacia organizativa.
La comunicación formal es la comunicación en donde el
mensaje se origina en un integrante de un determinado nivel jerárquico y va
dirigido a un integrante de un nivel jerárquico superior, de un nivel inferior,
o de un mismo nivel; siguiendo canales establecidos formalmente por la empresa.
Esta comunicación suele utilizar medios tales como los murales,
intercomunicadores, teléfonos, Internet, circulares, memorandos, cartas,
publicaciones, informes, reportes, reuniones, charlas, eventos, etc.
Comunicación Informal
Fluye dentro de la organización sin canales
preestablecidos y surge de la espontaneidad de los empleados. Se le da alto
nivel de credibilidad y suele estar relacionada con asuntos personales acerca
de individuos o grupos de la organización. Este tipo de comunicación es
conocida popularmente como “rumores” y sirve los empleados y del entorno de la
empresa. Es la comunicación en donde el mensaje circula entre los integrantes
de la empresa sin conocer con precisión el origen de éste, y sin seguir canales
establecidos formalmente por la empresa.
Un ejemplo de este tipo de comunicación es el
“rumor”, el cual corre de persona a persona, y aunque nadie se responsabiliza
de su veracidad, se toma como una verdad. El rumor puede ser negativo para la
empresa si es que crea un ambiente de tensión, expectativa y desasosiego entre
el personal. Por ejemplo, cuando se hacen cambios y se reducen gastos
administrativos, surge el rumor de que podría haber despidos del personal o que
la empresa está a punto de quebrar, haciendo que todos se sientan preocupados
por su futuro, creándose un clima de tensión.
La forma de evitar los efectos negativos de la
comunicación informal, es aumentando la calidad de la comunicación formal, por
ejemplo, haciendo que ésta última llegue cuando sea necesaria y en el momento
oportuno. Haciendo referencia al caso anterior, la forma de evitar el rumor de
un posible despido de personal o la quiebra de la empresa, hubiese sido
comunicando oportunamente las razones o motivos de los cambios en la reducción
de gastos administrativos.
Otra forma de hacer frente a la comunicación
informal, es evitando que la comunicación formal sea tan autoritaria, al punto
de no dejar cabida para la participación y las propuestas del personal. Sin
embargo, en ocasiones la comunicación informal puede resultar beneficiosa para
la empresa, por ejemplo, cuando logramos complementarla con la comunicación
formal, permitiendo que el mensaje que queremos enviar, fluya más rápido por la
empresa (algo que permite en mayor medida la comunicación informal) logrando,
de ese modo, una comunicación formal más eficaz.
